Ekip Kapasitesi
Ekibin ne kadar dolu olduğunu ve yeni müşteri alıp alamayacağınızı gösteren ekran. Kişi bazında haftalık doluluk, müşteri bazında planlanan ve gerçekleşen saat.
Panelde: Sol menü › Çalışma › Ekip Kapasitesi
Ne işe yarar
Kapasite ekranı iki sayıyı karşılaştırır. Kapasite, kişinin haftalık çalışma saati ile hedef doluluk oranının çarpımıdır. Yük ise müşterilerin aylık planlanan saatleri ile kişiye atanmış görevlerin tahmini sürelerinin toplamıdır.
Sonuç, ajans yöneten herkesin sorduğu soruya yanıt verir: bir müşteri daha alırsak ekip kaldırır mı?
Ekranda neler var
- Özet kartları
- Aylık ekip kapasitesi, müşterilere ayrılan saat, önümüzdeki dört haftanın açık görevleri, boş kapasite ve alınabilecek yeni müşteri sayısı.
- Uyarı satırı
- Süre tahmini girilmemiş ve kimseye atanmamış görevler.
- Kişi tablosu
- Haftalık kapasite, son dört haftada fiilen çalışılan saat ve önümüzdeki altı haftanın doluluk oranı.
- Müşteri bazında saat
- Aylık ücret, planlanan saat, geçen ay ve bu ay harcanan saat, plana göre gerçekleşme ve saat başına gelir.
- Kapasite ayarları
- Varsayılan haftalık saat, hedef doluluk ve kişiye özel değerler.
Adım adım kullanım
- 1
Kapasiteyi tanımlayın
“Kapasite ayarları”ndan haftalık çalışma saatini ve hedef doluluğu girin. Hedefi yüzde yüz yapmayın: toplantı, eğitim ve beklenmedik işler için pay bırakmak gerekir. Yarı zamanlı çalışanlar için kişiye özel değer girebilirsiniz.
- 2
Müşterilere saat ayırın
“Müşteri bazında saat” tablosundaki “Planlanan saat / ay” kutusuna o müşteri için ayırdığınız aylık saati yazın. Boş bırakırsanız son üç ayın ortalaması kullanılır.
- 3
Doluluğu okuyun
Kişi tablosundaki haftalık kutular, o hafta kişinin kapasitesinin yüzde kaçının dolu olduğunu gösterir. Yüzde yüzü aşan haftalarda iş başka birine ya da başka bir haftaya kaydırılmalıdır.
- 4
Fazla hizmeti yakalayın
“Plan / gerçek” sütunu yüzde 120'yi aşıyorsa o müşteriye planladığınızdan fazla emek veriyorsunuz demektir. “Saat başı gelir” ile birlikte okuyun: emek artarken saat başına gelir düşüyorsa ücret ya da kapsam konuşulmalıdır.
- 5
Yeni müşteri kararını verin
“Alınabilecek yeni müşteri” kartı, boş kapasiteyi müşteri başına ortalama saate böler. Sayı sıfıra yaklaştıysa yeni müşteri almadan önce ekibi büyütmeyi ya da kapsamı daraltmayı düşünün.
İpuçları
- Tahmini süresi olmayan görev yükü hesaba girmez. Görevler ekranında satırdaki saat alanını doldurmak, kapasite tablosunu doğru yapar; panel yeni açılan görevlere bir tahmin de önerir.
- Fiili saatler ekibin girdiği süre kayıtlarından gelir; süre girilmiyorsa “Son 4 hafta fiili” sütunu boş kalır.
Sık sorulanlar
Saat başı gelir nasıl hesaplanıyor?
Müşterinin aylık ücreti, o müşteriye harcanan saate bölünür.
Görevin süresi hangi haftaya yazılır?
Son tarihinin olduğu haftaya; tarihsiz ve gecikmiş görevler içinde bulunulan haftaya yazılır.
İlgili rehberler
Bütün projelerin yapılacak işlerini tek listede toplayan ekran. Görevlerin çoğunu panel kendisi açar: sayfa adresiyle, tahmini süresiyle ve son tarihiyle.
Haftanın kişi kişi özeti: biten işler, sonucu ölçülen çalışmalar, kayan son tarihler ve gelecek haftanın öne çıkanları. İsterseniz cuma günü ekibe e-postayla gider.
Ajansın gelir ve gider resmini veren ekran: bu yıl ne tahsil ettiniz, ne harcadınız, hangi müşteri kârlı, önümüzdeki aylarda ne bekleniyor.